Rekisteriseloste EU:n tietosuoja-asetuksen 2016/678 mukaisesti.
Sipoon Säästöpankkisäätiö sr (01575168-3)
c/o Ingeborg Österman
Boxvägen 614
01190 BOX
Rekisterin nimi
Hakemusten ja myönnettyjen avustusten rekisteri. Rekisteristä vastaava oikeushenkilö on Sipoon Säästöpankkisäätiö sr.
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa kysymyksissä
Asiamies Ingeborg Österman
sipoo@saastopankkisaatiot.fi
Tekninen toimittaja
Datalink (0616015-2)
Radiokatu 6 A 12
pk@datalink.fi
00240 Helsinki
Rekisterin tarkoitus (oikeutettu etu)
Rekisterinpitäjä Sipoon Säästöpankkisäätiö sr (jäljempänä säätiö) toteuttaa sääntömääräistä tehtäväänsä myöntämällä avustuksia hakemusten perusteella. Avustustoimintaan liittyvän rekisterin tietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun. Siltä osin kuin säätiö on velvollinen käsittelemään avustuksen saajien henkilötietoja kirjanpitolain tai muun pakottavan lainsäädännön mukaisesti, käsittely perustuu lakisääteisen velvoitteen täyttämiseen.
Rekisterinpitäjän ja hakijan oikeuksien tasapaino turvataan sillä, ettei rekisterissä käsitellä arkaluonteisia tietoja. Sellaisten tietojen, joiden käsittely aiheuttaa erityisiä riskejä (esim. henkilötunnukset ja tilinumerot), käsittely on mahdollisimman rajoitettua.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Avustus- ja stipendihakijoiden rekisteri:
- avustushakemusten käsittely säätiön myöntämiä avustuksia varten.
Avustuksen saajien rekisteri:
- myönnettyjen avustusten maksaminen, seuranta ja ilmoitukset viranomaisille.
Hakijapalautteiden rekisteri:
- hakujärjestelmän käyttäjäystävällisyyden ja toiminnallisuuksien kehittäminen.
- ei vaikuta hakemusten käsittelyyn.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennetaan hakijan tai hakijan yhteyshenkilön antamat tiedot.
Pakolliset henkilötiedot hakemuksen jättämiseksi:
- hakijan tunnistamiseen tarvittavat tiedot (nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, henkilötunnus/Y-tunnus, tilinumero).
Hakijan itse antamat tiedot hakemuksessa, kuten:
- hakemukseen liitetyt asiakirjat ja tiedot.
- muut hakemuksen käsittelyssä tarvittavat tiedot.
Myönnetyn avustuksen saajien lisätiedot:
- tilinumero
- maksutapahtumien ja maksatuksen tiedot
- päätöspäivämäärä
- mahdolliset muutokset tai avustuksen peruutukset
- ilmoitukset Verohallinnolle
- avustuksen saajan raportointi avustuksen käytöstä
Tietojen säilytysaika
Hakemusasiakirjat ja päätökset säilytetään vähintään 10 vuotta.
Tietojen säännönmukainen luovutus
- hakemuksia käsittelevät säätiön henkilökunta, luottamushenkilöt sekä tarvittaessa ulkopuoliset asiantuntijat.
- kaikkia tietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.
- hakemusten arvioijat näkevät vain ne tiedot, jotka ovat tarpeellisia heidän tehtävänsä suorittamiseksi.
- henkilötietojen käyttöoikeus on rajoitettu henkilö- ja aikatasolla, ja oikeudet poistetaan tehtävän päättyessä.
- tietoja voidaan luovuttaa Verohallinnolle (Henkilötietolaki 523/1999, 24 §).
- myönnettyihin hakemuksiin liittyviä tietoja voidaan julkaista säätiön verkkosivuilla, julkaisuissa ja sosiaalisessa mediassa (hylättyjä hakemuksia ei julkaista).
- tarvittaessa tietoja voidaan luovuttaa muille rahastoille ja säätiöille siinä määrin kuin se on relevanttia.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Tiettyjen tuotteiden ja palveluiden toimittaminen edellyttää tietojen siirtämistä EU:n ulkopuolelle, näitä palveluita ovat:
- Verkkosivuston analytiikka: Google Analytics (Yhdysvallat)
Päätösten ja henkilötietojen julkisuusperiaatteet
Säätiö pidättää oikeuden julkaista seuraavat tiedot kaikista avustuksen saajista:
- nimi
- hakemuksessa ilmoitettu käyttötarkoitus
- kotipaikka
- avustuksen määrä
- päätöspäivämäärä
- toimintakategoria ja -alue
Tietojen julkaisulla pyritään ylläpitämään luottamusta avustusjärjestelmään ja välttämään päällekkäisiä myönnettyjä avustuksia. 4
Rekisterin suojausperiaatteet
Hakemusten ja tietojen käsittelyssä varmistetaan, että hakijoiden yksityisyyttä ei vaaranneta. Asiakirjoja käsittelevät vain henkilöt, joilla on tarve työtehtäviensä vuoksi. Kaikki tietoja käsittelevät henkilöt ovat salassapitovelvollisia.
Hakemusjärjestelmään liittyvät tiedot on suojattu SSL-salauksella, ja rekisterin ylläpidosta vastaa Datalink Oy. Rekisterin hallinnollinen pääsy on suojattu salasanoin ja rajoitettu vain nimetyille henkilöille.
Automaattinen päätöksenteko
Säätiö ei käytä automaattisia päätöksentekojärjestelmiä. Kaikki päätökset tekee useampi henkilö.
Rekisteröidyn oikeudet
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle sipoo@saastopankkisaatiot.fi. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyynnön esittäjälle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle sipoo@saastopankkisaatiot.fi.
Tietosi voidaan poistaa, jos:
- vastustat käsittelyä, eikä ole lakisääteistä perustetta jatkaa käsittelyä.
- tietojen käsittely on ollut lainvastaista.
Huom! Lainsäädännön vuoksi tietoja voidaan joutua säilyttämään lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.
Oikeus tehdä valitus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että tietojen käsittely ei noudata EU:n tietosuoja-asetusta.
Evästeet
Sivusto käyttää seuraavia evästeitä:
| Eväste | Kuvaus / tarkoitus | TTL |
|---|---|---|
| _ga | Google: käyttäjien yksilöinti. | 2 vuotta |
| moove_gdpr_popup | GDPR Cookie Compliance: käyttäjän evästeasetusten tallettaminen. | istunto |
| pll_language | Sivusto: Käyttäjän kielivalinnan tallettaminen | jatkuva |