Dataskyddsbeskrivning - Sibbo Sparbanksstiftelse

Registerbeskrivning enligt EU:s dataskyddsförordning 2016/678 för

Sibbo Sparbanksstiftelse sr (01575168-3)
c/o Ingeborg Österman
Boxvägen 614
01190 BOX

Registrets namn

Juridisk person som svarar för registret är Sibbo Sparbanksstiftelse sr.

Kontakt för frågor gällande registret
ombudsman Ingeborg Österman
sibbo@sparbanksstiftelserna.fi

Teknisk leverantör
Datalink: (0616015-2)
Radiokatu 6 A 12
pk@datalink.fi
00240 Helsingfors

Syftet med registret (berättigat intresse)

Registerföraren Sibbo Sparbanksstiftelse sr (nedan stiftelsen) förverkligar sin stadgeenliga uppgift genom att bevilja bidrag baserat på ansökningar. Behandlingen av data i bidragsverksamhetens register baseras därmed på ett berättigat intresse. Till den del stiftelsen är skyldig att behandla bidragsmottagarnas personuppgifter för att följa bokföringslagen eller annan tvingande lagstiftning grundar sig behandlingen på fullföljande av en rättslig förpliktelse.

Registerförarens och den sökandes rättigheters balans garanteras genom att i registret inte behandlas några sensitiva uppgifter. Sådan data, vars behandling medför specifika risker, såsom personnummer och kontonummer, behandlas i så begränsad omfattning som möjligt.

Syfte med behandlingen av personuppgifter

för behandling av ansökningar om bidrag riktade till stiftelsen

för utbetalning och uppföljning av beviljade bidrag samt för anmälningar om bidrag till myndigheter

för att utveckla ansökningssystemets användarvänlighet och funktionaliteter
registret har ingen inverkan på behandlingen av den sökandes ansökningar

Registrets informationsinnehåll

I registret bevaras uppgifter om den sökande eller sökandes kontaktperson som i första hand har lämnats av den sökande.

Obligatoriska personuppgifter för inlämning av ansökan:

uppgifter som identifierar den sökande (t.ex. namn, adress, telefon, e-postadress, personnummer/FO-nummer, kontonummer)

Den sökandes egna uppgifter om sig själv i ansökan, exempelvis:

dokument och uppgifter som den sökande har bifogat till stöd för ansökan
övriga uppgifter som behövs för ansökan

Om den sökande beviljas ett bidrag sparas det dessutom följande uppgifter om den sökande i det elektroniska registret, exempelvis:

kontonummer
information gällande rekvisition och om betalningstransaktioner
information om när beslut fattats
information om eventuella ändringar gällande bidraget eller återtagande av bidrag
information om meddelanden till Skatteförvaltningen
bidragsmottagarens redovisning av bidraget

Hur länge bevaras uppgifterna

Ansökningshandlingar jämte beslut sparas i minst 10 år.

Regelmässigt utlämnande av uppgifter

ansökningarna behandlas av stiftelsens personal och förtroendevalda samt vid behov av externa sakkunniga
alla personer som har tillgång till uppgifterna är bundna av tystnadsplikt
personerna som evaluerar ansökningarna har tillgång till de delar av materialet som de behöver se för att kunna genomföra sitt arbetsuppdrag och rättigheten till uppgifterna är tidsbegränsad således att personerna inte längre kan komma åt informationen då deras uppdrag är avslutat
rättigheten att se och uppdatera personuppgifter är begränsad både på personnivå och tidsmässigt genom registerförarens interna, centralt administrerade, rättigheter
uppgifter kan i enlighet med Personuppgiftslagen (523/1999) 24§ lämnas ut åt Skatteförvaltningen
uppgifter tillhörande beviljade ansökningar kan lämnas ut i (avslag publiceras inte): – publikationer – stiftelsens webbsida – sociala medier
uppgifter kan vid behov utlämnas till andra fonder och stiftelser. Uppgifter utlämnas endast i den mån som de är relevanta

Överföring av data till länder utanför EU eller det Europeiska ekonomiska samarbetsområdet

Principen är att uppgifterna inte utlämnas till länder utanför EU och ETA. Leveransen av vissa varor och tjänster förutsätter ändå att uppgifterna utlämnas utanför EU. De här är:

Webbanalytik: Google Analytics

Principerna för offentliggörandet av beslut och av personuppgifter

Registerföraren förbehåller sig rätten att publicera följande uppgifter om alla bidragsmottagare: – namn – ändamålet som angetts i ansökan – hemort – storleken på bidraget – beslutsdatum – verksamhetskategori – verksamhetsområde

Beslutet att publicera uppgifterna grundar sig på önskan att upprätthålla ett offentligt förtroende för bidragssystemet samt för att undvika överlappning vad gäller beviljandet av medel för specifika ändamål.

Registerföraren lämnar inte ut utlåtanden eller bedömningar som gäller ansökningarna.

Principer för skydd av registret

I behandlingen av ansökningar och uppgifter ska man se till att de sökandes privatliv inte obehörigt riskeras. Handlingarna behandlas enbart av dem vars uppgifter kräver det. De som behandlar uppgifterna har sekretessplikt.

Ansökningar, uppgifter och ansökningsbilagor ska skyddas från utomstående. De sökandes förbindelse till webbtjänsten för ansökningar är skyddad genom SSL kryptering.

Datalink Oy svarar för tjänsten och uppbevaring av registret. Administrativ lösenordskyddad åtkomst till registret ges endast åt namngivna personer.

Automatisk bearbetning

Stiftelsen utnyttjar inte automatiska beslutsprocesser. Det är alltid flera personer som fattar det slutliga beslutet.

Rätt till insyn

var och en har rätt att kontrollera om de finns i stiftelsens register
var och en har rätt att kontrollera sina egna uppgifter i registret
begäran om att få utlämnat informationen ska göras skriftligt och den ska vara undertecknad av personen som ber att få utlämnat sina uppgifter
registerföraren har rätt att be den som lämnat begäran om att få kontrollera sina uppgifter om att bestyrka sin identitet
registerföraren skyddar de sökandes, utvärderarnas och eventuella sakkunnigas integritetsrättighet och lämnar därmed inte ut utlåtanden som gäller ansökningarna
begäran besvaras inom en månad från att den mottagits
begäran skall adresseras till sibbo@sparbanksstiftelserna.fi

Rätt att kräva rättelse av en uppgift

en felaktig uppgift i registret ska rättas till på en specificerad begäran av en registrerad person.
en specificerad begäran ska adresseras till sibbo@sparbanksstiftelserna.fi

Rätt att begära radering

Du har rätt att begära att dina personuppgifter raderas om:

du motsätter dig behandlingen och det inte finns något berättigat skäl eller rättslig grund för fortsatt behandling av uppgifterna
behandlingen av uppgifter som är lagstridigt

Till följd av lagstiftning är stiftelsen i många fall skyldig att förvara personuppgifter för att till exempel fullgöra en lagstadgad skyldighet eller hantera rättsliga anspråk.

Rätt att lämna in ett klagomål

Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till övervakningsmyndigheten ifall denna anser att behandlingen av personinformation strider emot EU:s dataskyddsförordning.

Kakor

Webbplatsen använder följande kakor:

Eväste	Kuvaus / tarkoitus	TTL
_ga	Google: identifiering av användare.	2 år
moove_gdpr_popup	GDPR Cookie Compliance: lagring av användarens kakinställningar.	session
pll_language	Webbplats: lagring av användarens språkval.	permanent